Internal Comms 完整指南

本文档包含所有内部沟通类型的详细模板和撰写指南。如果您是初次接触，建议先阅读 📋 概览。

3P Updates (进展/计划/问题)

完整模板

## 3P Update - [Team Name] - Week of [Date]

### ✅ Progress (进展)
本周我们完成了：
- [具体成就 1] - [相关指标/链接]
- [具体成就 2] - [相关指标/链接]
- [具体成就 3] - [相关指标/链接]

**关键里程碑**：
- [重要里程碑名称] - [完成日期]

**团队亮点**：
- 特别感谢 [Name] 完成了 [贡献]

### 📅 Plans (计划)
下周我们将专注于：
- [任务 1] - [负责人] - [预计完成时间]
- [任务 2] - [负责人] - [预计完成时间]
- [任务 3] - [负责人] - [预计完成时间]

**即将到来的截止日期**：
- [日期]: [里程碑/交付物]

### ⚠️ Problems (问题)
当前的阻碍和风险：

**🔴 高优先级**：
- [问题描述]
  - **影响**: [对项目/团队的影响]
  - **需要**: [需要的支持/决策]
  - **负责人**: [Name]

**🟡 中优先级**：
- [问题描述]
  - **影响**: [影响范围]
  - **缓解措施**: [当前采取的行动]

**无阻碍** ✅ (如果没有问题)

---

**联系人**: [Your Name] - [Email/Slack]

撰写指南

Progress (进展)

✅ 好的例子：

- 完成了用户认证 API v2.1，包含 OAuth2 和 JWT 支持
  性能提升 40%，响应时间从 200ms 降至 120ms
  
- 修复了 5 个 P0 bug (#1234, #1256, #1289, #1301, #1345)
  用户报告的崩溃率下降 85%
  
- 与设计团队完成了新 Dashboard UI 的 3 轮评审
  最终设计已获批准，开发将于下周开始

❌ 避免：

- 做了一些 API 工作
- 修复了一些 bug
- 开了几个会

关键要素：

具体成果（不仅是"做了什么"，而是"完成了什么"）
可量化指标
相关链接（Jira、GitHub、文档）

Plans (计划)

✅ 好的例子：

- 集成 Stripe 支付网关 - Alice - 预计 11/22 完成
  依赖：需要 DevOps 配置生产环境密钥
  
- 实现前端用户认证流程 - Bob - 预计 11/24 完成
  包含：登录、注册、密码重置、社交登录
  
- 参加跨团队架构评审会 - Carol - 11/20 周三 2pm
  准备：API 设计文档、性能测试结果

❌ 避免：

- 继续开发功能
- 修复更多 bug
- 参加会议

关键要素：

明确的任务描述
负责人
预计完成时间
依赖关系（如有）

Problems (问题)

✅ 好的例子：

🔴 高优先级：
- 第三方支付 API 文档不完整，缺少错误处理部分
  **影响**: 可能延迟支付功能 2-3 天
  **需要**: PM 联系供应商获取完整文档或安排技术对接
  **负责人**: Alice (技术) + David (PM)

🟡 中优先级：
- 测试环境数据库连接不稳定，每天重启 2-3 次
  **影响**: QA 效率降低约 20%
  **缓解措施**: 已联系 DevOps，临时增加自动重连逻辑

❌ 避免：

- 有些东西不工作
- 需要帮助
- 有点慢

关键要素：

清晰的问题描述
量化影响
所需支持（具体）
负责跟进的人

完整模板

# 🎉 [Company Name] 通讯 - [Month Year]

## 🚀 本月亮点

### [重大成就标题]

[2-3 段描述重大成就，包含背景、过程、结果]

**关键数字**：
- [指标 1]: [数字]
- [指标 2]: [数字]
- [指标 3]: [数字]

**团队贡献**：
[感谢相关团队和个人]

---

## 📢 重要公告

### [公告 1 标题]

[简洁描述公告内容]

**何时生效**: [日期]  
**影响范围**: [谁受影响]  
**需要行动**: [员工需要做什么]

### [公告 2 标题]

[内容...]

---

## 👥 团队聚焦

### 新成员欢迎 🎊

欢迎加入我们的新同事：
- **[Name]** - [Title] - [Team]
  [1-2 句背景介绍]
  
- **[Name]** - [Title] - [Team]
  [背景介绍]

### 员工认可 🏆

特别表彰本月的杰出贡献：

**[Name]** - [Team]  
[表彰理由，具体贡献]

**[Name]** - [Team]  
[表彰理由]

---

## 📚 学习与发展

### 即将举办的培训

- **[培训名称]** - [日期] - [时间]
  讲师：[Name]  
  报名链接：[Link]

### 推荐阅读

本月团队推荐的文章/书籍：
- [标题] - [作者] - [为什么推荐]

---

## 📅 即将发生

### 本月重要日期

| 日期 | 事件 | 地点/链接 |
|------|------|----------|
| [MM/DD] | [活动名称] | [地点] |
| [MM/DD] | [截止日期] | [详情] |

### 下月预告

[简要预告下个月的重要事项]

---

**有故事想分享？** 联系 [Communications Team Email]  
**反馈和建议？** [Survey Link]

撰写指南

语气和风格

特点：

积极向上、鼓舞士气
庆祝成就、认可贡献
可读性强、视觉友好

示例对比：

❌ 枯燥官方：

根据管理层决定，Q4 将实施新的绩效评估流程。所有员工必须在规定时间内完成自评。

✅ 活泼专业：

好消息！我们听取了大家的反馈，Q4 将推出更简化、更聚焦发展的绩效评估流程。新流程将帮助你和经理进行更有意义的对话，专注于成长和目标。详情请查看...

亮点部分

结构：

吸引人的标题
背景故事（为什么重要）
具体成果（数字、案例）
团队贡献（认可个人）

示例：

## 🚀 本月亮点

### 我们达到了 100 万用户里程碑！🎉

还记得三年前，我们在一个小会议室里讨论"如果有 1000 个用户该多好"吗？本月，我们正式突破了 **100 万活跃用户**！

这不仅仅是一个数字，它代表着：
- **100 万人** 每天使用我们的产品解决问题
- **500 万小时** 用户节省的总时间
- **98% 的用户满意度**，比行业平均高 25%

这个成就属于整个团队：
- **工程团队** 确保了 99.99% 的系统稳定性
- **产品团队** 倾听用户反馈，持续优化体验
- **客户成功团队** 回答了超过 5 万次咨询，好评率 4.9/5
- **营销团队** 让更多人了解我们的产品

特别感谢 **Alice Chen**（工程总监）和 **Bob Liu**（产品负责人）在关键时刻的卓越领导。

下一个里程碑：1000 万用户。让我们继续前进！🚀

FAQ Answers (常见问题解答)

完整模板

## FAQ - [Topic]

### ❓ [Question 1]

**简短答案**：[1-2 句话直接回答]

**详细说明**：

[如果需要，提供更多背景和细节]

**示例**：

[具体例子帮助理解]

**相关资源**：
- [链接 1] - [描述]
- [链接 2] - [描述]

---

### ❓ [Question 2]

[相同结构...]

---

**还有其他问题？**  
联系：[Team/Email/Slack Channel]

撰写指南

问题陈述

✅ 清晰明确：

❓ 新的远程办公政策是否适用于实习生？
❓ 如何在新系统中提交报销单？
❓ 年假余额会结转到明年吗？

❌ 模糊不清：

❓ 关于远程办公的问题
❓ 报销系统
❓ 年假规则

答案结构

1. 简短答案（可直接扫描）：

**简短答案**：是的，新的远程办公政策适用于所有员工，包括实习生。

2. 详细说明（提供上下文）：

**详细说明**：

新政策于 2025 年 1 月 1 日生效，允许所有全职员工、兼职员工和实习生每周最多
3 天远程办公。具体安排需要与直属经理协商，确保团队协作不受影响。

3. 示例或场景（帮助理解）：

**示例**：

如果你是实习生，团队在周二和周四有固定会议，你可以：
✅ 周一、周三、周五远程办公
✅ 周二、周四到办公室

如果需要调整，请提前与经理沟通。

4. 相关资源（延伸阅读）：

**相关资源**：
- [完整远程办公政策] - 包含所有细则和特殊情况
- [远程办公最佳实践] - 提高居家效率的技巧
- [IT 设备申请表] - 如需额外设备支持

完整示例

## FAQ - 新报销系统

### ❓ 旧系统提交的报销单会怎么处理？

**简短答案**：所有在 11/30 前提交的报销单将在旧系统中正常处理，无需重新提交。

**详细说明**：

新报销系统于 12/1 上线，但这不影响已提交的报销单：

- **11/30 及之前提交** → 旧系统处理，正常审批流程
- **12/1 及之后提交** → 新系统处理

旧系统将保持运行到 12/31，确保所有待处理报销单完成审批和打款。

**时间线**：
- 11/25-11/30：过渡期，两个系统并行
- 12/1：新系统正式启用
- 12/31：旧系统关闭（仅查看历史记录）

**相关资源**：
- [新系统使用指南] - 5 分钟快速上手
- [新旧系统对比] - 主要变化说明
- 联系财务支持：finance@company.com

---

### ❓ 新系统需要重新设置银行账户吗？

**简短答案**：不需要。银行账户信息会自动迁移到新系统。

**详细说明**：

财务团队已将所有员工的银行账户信息迁移到新系统。你只需要：

1. 首次登录时验证信息是否正确
2. 如有错误，点击"更新银行信息"修正

**重要**：如果你最近更换了银行账户但还未在旧系统更新，请在新系统中更新。

**验证步骤**：
1. 登录新报销系统 (expense.company.com)
2. 点击右上角"个人设置"
3. 选择"银行账户"
4. 确认信息无误或进行更新

**相关资源**：
- [如何更新银行信息] - 图文教程
- [数据安全说明] - 我们如何保护你的信息

---

### ❓ 新系统支持手机 App 吗？

**简短答案**：是的！iOS 和 Android App 已上线，支持拍照上传发票和实时审批状态查询。

**详细说明**：

移动端功能：
- 📸 拍照上传发票（自动识别金额和日期）
- 📝 快速创建报销单
- 🔔 审批状态实时推送
- 📊 查看历史报销记录

**下载链接**：
- iOS: [App Store Link]
- Android: [Google Play Link]

**提示**：使用公司邮箱登录即可，无需额外注册。

**相关资源**：
- [App 功能演示视频] - 2 分钟视频教程
- [常见问题] - App 使用技巧

General Comms (通用沟通)

灵活模板

根据内容调整结构，但通常包含：

# [Subject/Title]

## 📌 概述
[1-2 段总结：这是关于什么，为什么重要]

## 📋 详细信息

### [Section 1]
[内容...]

### [Section 2]
[内容...]

## ⏰ 时间线 / 重要日期

| 日期 | 里程碑 | 说明 |
|------|--------|------|
| [Date] | [Event] | [Details] |

## 🎯 行动项 (如适用)

- [ ] [Action 1] - [负责人] - [截止日期]
- [ ] [Action 2] - [负责人] - [截止日期]

## ❓ 问题和支持

[联系方式、FAQ 链接、支持渠道]

---

**联系人**: [Name] - [Email/Slack]

语气和风格指南

不同文档类型的语气

文档类型	语气	词汇选择	情感倾向
3P Updates	专业、简洁	完成、计划、阻碍	中性、事实
Newsletter	活泼、积极	庆祝、成就、兴奋	积极、鼓舞
FAQ	清晰、友好	简单、明确、有用	中性、支持
Incident Report	冷静、透明	发生、原因、解决	中性、负责